第156章(1 / 2)

综合办是外事司的运转中枢。

其中一项重要的工作就是统管全司的文书档案资料，确保文件流转畅通。

除了业务科室，比如翻译室的技术资料底稿、联络科的外宾喜好记录等，剩下的收文、发文、内部文书都要在综合办归档备案。

蒋文军矜持地应下，“去会议室吧，我给你详细介绍下，和你之前接触过的差别不小。”

夏宝珠跟着他去小会议室，这层并非只有外事司，主楼无论是横宽还是纵深都很可观，光是小会议室都有好几间，和后世单位里的电话室是类似作用。

蒋文军办事挺利索的，坐下后没讲废话直切主题，“咱们的资料收纳管理制度可以概括为：三本账、两把锁、一把火。

分类与编号制度和下属厂用的应该是一套，密级也是绝密、机密、秘密、内部四级，编号采用年度-司代号-分类号-顺序号模式。”

夏宝珠颔首，比如64-WS-综-001，就代表着1964年外事司综合办第一号文件。

“好，那我们讲剩下的，三本账分别是收文、发文、借阅登记簿。

两把锁就是所有文件放双锁铁皮档案柜，我和罗科分别保管一把，无论是谁都要遵循双人原则和当日清原则。

一把火特指销毁制度，审批流程、监督执行和记录都有明确规定。

以上细则我给你说一遍......”

小夏速记法早被她用得炉火纯青了，边听边记就是她的舒适区。

等蒋文军说完都到下班时间了，她会第一时间关注这个，主要是想从老本行入手烧起新官上任的第一把火。

科室内具体的工作她顾不上，但优化资料管理制度本身也是综合办的职责。

比如双人原则就是接触绝密文件时要两把锁都在场且拿到司领导的签单。

再比如特殊文件销毁要由综合办和部内保密员两人共同监销，通常要送到指定保密造纸厂直接化浆或焚化炉烧毁。

听蒋文军从头到尾讲完，她不得不承认，虽说是手工管理，但相比269厂的统计表和资料管理制度，部里在保管保密和留痕追溯上已经基本做到极致了。

她之前在厂里只围绕生产线革新了统计表，科室内的资料管理制度她是没插手的。

和吴坚交接工作的时候她就崩溃过好几次，真的太原始了，但她当时实在是分不出精力搞这个，忙着忙着就搁置了。

今天这么一了解，部里的底子是扎实的，想优化得费点功夫了。

书到用时方恨少，统计是她的选修课，学到的有限，更多的还是得依靠上辈子在单位和表格打交道练就的十八般武艺。

厂里的生产统计表是强关联的，她顺着生产去设计套表再反复论证就行了。

可综合办收纳的司内文书资料就没有强关联性了，光是收文就包括了来自办公厅、司局、地方政府、驻外使馆等各种文件电报。

机关单位都这样，但后世有电脑呀！

全文检索、电子标签、权限颗粒化......花里胡哨整一堆就一个目标：让数据开口说话。

比如数据库自动预警用在时下的外事司，有可能出现：根据过往二十次接待记录，某国代表团在参加精密仪器类项目后签约概率提升70%，那自然就知道在哪里下猛药了。

可现在没有电脑，资料不是“活”的，也只能先将巨量资料研究透彻后，再看看有没有切入点能模拟后世的工作流引擎了。

第212章 开学第一课

和蒋文军道过谢，将档案袋归还高鼎清点、入柜、上锁后，夏宝珠就提着她自制的蓝白条纹布包下班了。

她中午和宋渠约好了在机关大门访客等候区见面，穿过林荫道，一眼就看到推着自行车站得笔直的小宋同志了。

哎？哪里来的自行车。

夏宝珠小跑了几步，过去出示工作证领走某人，看自行车的样式她心里已经有数了。

“给我买的自行车呀？哪里来的自行车票？”

宋渠推着一辆黑色的二六式女士自行车，这年头凤凰牌的女士自行车被称为“女性贵族车”，张敏筠那辆要一百七十六块，比永久牌二八大杠都贵二十块。

不过二六式轻便自行车没有大横杠，车座和车把都低了不少，前面还配了车筐，对于她来说确实比二八大杠实用性强。

宋渠拿过她的工作证欣赏了下，笑着汇报道：“报告小夏科长，我请丁敬山帮我买了张自行车票。”

夏宝珠默默换算，这辆自行车要花掉她四五个月工资，“不用告诉我多少钱，谢谢。”

时下一张自行车票能卖上百块，都快赶上自行车的价格了，非三大名牌的自行车定价基本都在一百二上下。

转念一想，这可是这年头的顶级“宝马”，这么一考虑顿时划算了。

“有没有用掉六十张？”

宋渠弯了弯嘴角，“冒头一点点，没车子不方便，这边去北外有公共汽车，你要是不想坐公共汽车，骑车过去也就六七公里，早晚都得买，你之前不是说过，早买早享受。”

夏宝珠被逗笑，六十张并不是六百块，而是三百块。

因为大黑拾退出货币市场后，下一套人民币还没面世呢，时下最大的面值就是五块钱，等第三套人民币面世应该就有名气响亮的大团结了。

“嘿嘿，有道理。走吧，奖励你吃食堂，我原本以为四部一会是共用食堂呢，结果今天中午发现都是分开的，一机部有自己的食堂。”

“应该是共享后勤服务体系，但在伙食管理和饭票系统上是独立的，你宿舍怎么样？空间大不大？”

夏宝珠神色微妙地看了他一眼，“我真的不想和你在这方面有什么默契，宿舍里放的是单人床，但宽一米二，勉强能睡下咱俩吧。”

宋渠被点中笑穴，乐了好一会儿，“能住？”

小夏同志优雅地翻了个白眼，“能，真要是单身宿舍楼就分性别了，实际上住着的大多是家属未随迁的，家属来探亲都会住。

我中午打过招呼了，左面的邻居是我们司出国管理科的，右面的邻居是基建司的，他媳妇儿在老家省会工作。